Ein KI-Chatbot auf Ihrer Website ist nicht grundsätzlich verboten. Entscheidend ist, welche personenbezogenen Daten er wofür verarbeitet, wer sie erhält und wie Sie die Verarbeitung absichern. Ein EU-Server, ein Auftragsverarbeitungsvertrag oder eine Checkbox allein beantwortet diese Fragen nicht. Für einen überschaubaren Einstieg hilft ein klar begrenzter Assistent, der öffentliche Unternehmensinformationen erklärt und persönliche Anliegen an Ihr Team übergibt.
Dieser Leitfaden ordnet typische Entscheidungen für kleine Unternehmen ein. Er ersetzt keine Prüfung Ihres konkreten Einsatzes, insbesondere bei Gesundheitsdaten, Bewerbungen oder anderen sensiblen Vorgängen. Quellenstand: 10. September 2026.
Zuerst den Weg einer Nachricht aufzeichnen
Nehmen wir einen Handwerksbetrieb: Der Assistent erklärt Leistungen und fragt bei einem Rückrufwunsch nach einer Telefonnummer. Bevor Sie ihn einschalten, verfolgen Sie eine Testnachricht vom Browser bis zur Löschung. Die folgende Tabelle ist eine Arbeitsvorlage, keine Aussage über eine bestimmte Plattform.
| Station | Was dort anfallen kann | Was Sie konkret prüfen |
|---|---|---|
| Website und Chat-Widget | IP-Adresse, Sitzungskennung, Nachricht | Welche Verbindung entsteht schon vor dem Öffnen? |
| Plattform und Modellanbieter | Nachricht, Gesprächsverlauf, gefundene Dokumentauszüge | Welche Anbieter erhalten welche Teile? |
| Protokolle und Support | Fehlerdaten, Chatverlauf, Zugriff durch Personal | Wer darf Einsicht nehmen und wie lange? |
| CRM oder Postfach | Rückrufwunsch, Kontaktdaten, Zusammenfassung | Was wird tatsächlich benötigt? |
| Löschung und Sicherungen | Aktive Datensätze und Sicherungskopien | Wie wird eine Löschung in allen betroffenen Systemen behandelt? |
Fordern Sie diese Angaben für Ihren gebuchten Tarif und dessen Einstellungen an. Eine allgemeine Produktbroschüre reicht dafür selten. Testen Sie auch abgebrochene Gespräche: Nicht erst eine abgesendete Kontaktanfrage kann Daten hinterlassen.
Braucht jeder Chat eine Einwilligung?
Nein. Für personenbezogene Daten braucht es eine passende Rechtsgrundlage; Einwilligung ist eine mögliche, aber nicht die einzige. Vertragsbezogene Verarbeitung muss für den Vertrag oder angefragte vorvertragliche Schritte erforderlich sein. Ein berechtigtes Interesse verlangt eine Prüfung von Zweck, Erforderlichkeit und entgegenstehenden Interessen. Der EDSA nennt unterstützende Gesprächsassistenten als möglichen Anwendungsfall, erlaubt aber keinen pauschalen Freibrief. EDSA: Stellungnahme zu KI-Modellen.
Trennen Sie deshalb mindestens drei Zwecke: die aktuelle Frage beantworten, eine Kontaktanfrage bearbeiten und Gesprächsinhalte zur Produktverbesserung verwenden. Was für den ersten Zweck vertretbar ist, gilt nicht automatisch für die anderen. Dokumentieren Sie die Entscheidung, bevor echte Kundendaten fließen. Ein Pflichtfeld „Datenschutz akzeptiert“ ersetzt diese Prüfung nicht.
Cookies und Browser-Speicher sind eine zusätzliche Frage. § 25 TDDDG verlangt für das Speichern oder Auslesen von Informationen auf Endgeräten grundsätzlich eine Einwilligung; es gibt Ausnahmen, insbesondere für unbedingt erforderliche Vorgänge eines ausdrücklich gewünschten Dienstes. Das betrifft nicht nur Cookies, sondern kann auch andere Speichertechniken erfassen. Ob die Ausnahme für eine konkrete Chat-Sitzung greift, hängt von ihrer tatsächlichen Funktion ab. § 25 TDDDG.
EU oder USA: Standort prüfen, Datenkette verstehen
Eine Verarbeitung innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann internationale Übermittlungen vermeiden. Sie befreit nicht von den übrigen Datenschutzpflichten. Prüfen Sie neben dem Speicherort auch Modellaufrufe, Unterauftragnehmer, Sicherungen und mögliche Zugriffe aus Drittländern. „EU-Hosting“ und „alle Verarbeitungsschritte ausschließlich im EWR“ sind unterschiedliche Zusagen.
Übermittlungen in die USA sind nicht generell verboten. Das EU-US Data Privacy Framework bietet eine Grundlage für erfasste Übermittlungen an teilnehmende US-Unternehmen. Kontrollieren Sie den konkreten Empfänger, dessen aktuelle Teilnahme und den abgedeckten Bereich. Wo das nicht passt, können andere Instrumente wie Standardvertragsklauseln relevant sein; deren Voraussetzungen und gegebenenfalls zusätzliche Schutzmaßnahmen müssen geprüft werden. Ein AVV allein ersetzt keine Übermittlungsgrundlage. Europäische Kommission: EU-US-Datenübermittlungen.
Für eine Anbieteranfrage sind vier kurze Fragen hilfreicher als ein allgemeines Gütesiegel: Wo findet die Modellverarbeitung statt? Welche weiteren Unternehmen erhalten Inhalte? Werden Eingaben zum Training verwendet? Wie werden Supportzugriffe beschränkt und dokumentiert?
Was ein AVV regelt und was er nicht löst
Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, ist die Beziehung vertraglich nach Art. 28 DSGVO zu regeln. Dazu gehören unter anderem Weisungen, Vertraulichkeit, Sicherheit, Unterauftragnehmer sowie Unterstützung bei Betroffenenrechten und Löschung. Nutzt ein Anbieter Inhalte für eigene Zwecke, muss seine Rolle gesondert eingeordnet werden. Die Überschrift „AVV“ macht nicht jede Verarbeitung zur Auftragsverarbeitung. EDSA: Verantwortliche und Auftragsverarbeiter.
Legen Sie Vertrag und technische Konfiguration nebeneinander. Ein vertraglicher Ausschluss von Training sollte zur tatsächlichen Einstellung passen. Eine vereinbarte Löschung muss auch praktisch erreichbar sein. Bewahren Sie die geprüfte Fassung und das Datum der Einstellungen auf.
Die Checkliste vor dem ersten echten Gespräch
| Prüfung | Ein brauchbarer Nachweis |
|---|---|
| Zweck und Grenzen sind festgelegt | Eine kurze Liste erlaubter Fragen und ausgeschlossener Vorgänge |
| Rechtsgrundlage ist je Zweck bewertet | Dokumentierte Entscheidung mit Begründung |
| Datenwege und Anbieter sind bekannt | Aktuelle Übersicht einschließlich Modell, Logs und CRM |
| Verträge und Übermittlungen sind geklärt | Passende Verträge und Prüfung der Empfänger |
| Hinweise sind erreichbar | KI-Hinweis am Chat und verständliche Datenschutzinformation |
| Speicherbedarf ist begrenzt | Begründete Fristen statt unbegrenzter Aufbewahrung |
| Rechte können umgesetzt werden | Getesteter Weg für Auskunft, Berichtigung und Löschanfragen |
| Zugriff und Übergabe funktionieren | Berechtigungen, zuständiges Team und getesteter Kontaktweg |
Die Datenschutzinformation muss zur wirklichen Verarbeitung passen. Nennen Sie unter anderem Verantwortlichen, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger, Aufbewahrung und Rechte. Ein Link ist nützlich, wenn er rechtzeitig sichtbar ist und verständlich zu den relevanten Angaben führt. Auch die Bearbeitung einer Auskunfts- oder Löschanfrage gehört zum Betrieb. EDSA: Rechte betroffener Personen.
Weniger Daten machen den Betrieb einfacher
Ein Bot für Öffnungszeiten benötigt keine Kundennummer. Für einen Rückruf reicht häufig eine begrenzte Kontaktdatenerfassung statt des vollständigen Gesprächsverlaufs. Definieren Sie Speicherfristen je Zweck; die DSGVO schreibt nicht pauschal „30 Tage für jeden Chat“ vor. Datenminimierung und Speicherbegrenzung verlangen eine begründete Auswahl. EDSA: Datenschutzgrundlagen.
Testen Sie außerdem mit fiktiven Daten, ob jemand fremde Gesprächsinhalte oder nicht freigegebene Dokumente abrufen kann. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist erforderlich, wenn die geplante Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für Menschen verursacht; nicht automatisch allein wegen des Wortes „KI“. EDSA: Sicherheit und Risikoprüfung.
Der KI-Hinweis ist keine Datenschutz-Einwilligung
Art. 50 AI Act behandelt die Transparenz der KI-Interaktion. Die entsprechende Anbieterpflicht gilt seit dem 2. August 2026. Ein verständlicher Einstieg wäre: „Sie sprechen mit einem KI-Assistenten. Für persönliche Anliegen erreichen Sie unser Team über Kontakt.“ Diese Information ersetzt weder Rechtsgrundlage noch Datenschutzinformation. Die Rollen und aktuellen Fristen erklären wir im Leitfaden zur KI-Verordnung. Kommission: Transparenzleitlinien.
Für die technische Umsetzung sollten Grenzen, Datenwege und die Übergabe an Menschen gemeinsam geplant werden. Unsere AI- und Automatisierungsleistungen setzen bei diesem Ablauf an. Für eine erste Einordnung genügt eine Beschreibung Ihrer Aufgabe; vertrauliche Kundendaten brauchen Sie dafür nicht mitzuschicken.