Vier Kriterien für Ihren AI-Einstieg
Wählen Sie einen Schritt für die Erklärung.
Notieren Sie die Häufigkeit und den heutigen Zeitbedarf. So wird sichtbar, ob eine Automatisierung relevant sein kann.
AI-Automatisierung beginnt mit einem konkreten Ablauf. Wenn eine Aufgabe regelmäßig wiederkehrt, die benötigten Informationen verfügbar sind und sich das Ergebnis prüfen lässt, lohnt sich eine genauere Untersuchung. Ein Chatbot allein löst noch kein organisatorisches Problem.
Erst den Ablauf sichtbar machen
Nehmen Sie einen echten Vorgang aus Ihrem Arbeitsalltag: eine Anfrage per E-Mail, einen eingehenden Beleg oder die Suche nach einer internen Anleitung. Schreiben Sie auf, wo die Information herkommt, wer sie bearbeitet und was am Ende vorliegen muss.
Zählen Sie auch die Ausnahmen. Eine scheinbar einfache Aufgabe kann schwierig werden, wenn Dokumente unvollständig sind oder jedes Team andere Regeln verwendet. Häufig ist es sinnvoll, zuerst Daten und Zuständigkeiten zu ordnen.
Vier Fragen für die Auswahl
- Wiederholung: Wie häufig kommt der Vorgang vor? Eine seltene Aufgabe rechtfertigt nicht automatisch eine eigene Integration.
- Daten: Liegen die nötigen Informationen vollständig und in einer nutzbaren Form vor? Wer darf darauf zugreifen?
- Prüfbarkeit: Woran erkennt ein Mensch ein richtiges Ergebnis? Eine klare Checkliste ist hilfreicher als ein vages „klingt gut“.
- Fehlerfolgen: Was passiert, wenn eine Antwort falsch ist oder eine Information fehlt? Kritische Entscheidungen brauchen eine passende Freigabe.
Ein Beispiel: Anfragen vorsortieren
Ein möglicher erster Ablauf: Eine E-Mail kommt an, der Assistent ordnet das Anliegen ein und erstellt einen Entwurf. Eine zuständige Person prüft ihn und entscheidet über die Antwort. Unklare Fälle gehen direkt an einen Menschen.
Dabei muss das System seine Informationsquellen kennen. Es sollte fehlende Angaben markieren können, statt eine sichere Antwort vorzutäuschen. Ob ein Modell gebraucht wird oder feste Regeln genügen, lässt sich erst am konkreten Vorgang entscheiden.
Erfolg vor dem Start definieren
Messen Sie den heutigen Aufwand an einer kleinen, repräsentativen Auswahl von Vorgängen. Vereinbaren Sie dann, was ein Pilot verbessern soll: beispielsweise Bearbeitungszeit, Suchaufwand oder die Zahl notwendiger Korrekturen. Erheben Sie auch Fehler und Ausnahmen.
Eine kurze Demonstration zeigt eine Möglichkeit. Ein belastbarer Pilot zeigt, ob diese Möglichkeit unter Ihren Bedingungen funktioniert. Für den Vergleich sollten ähnliche Fälle verwendet werden; besonders leichte Beispiele allein liefern ein verzerrtes Bild.
Den ersten Schritt klein halten
Beginnen Sie mit einer klar abgegrenzten Aufgabe, einer verantwortlichen Person und einer überprüfbaren Ausgabe. Planen Sie den manuellen Ersatzweg gleich mit. Erst nach der Auswertung entscheiden Sie über weitere Integrationen.
Sie möchten einen Ablauf einordnen? Lesen Sie mehr über unsere AI- und Automatisierungsleistungen oder beschreiben Sie uns Ihre Aufgabe.
Weiterführende Informationen
- NIST: AI Risk Management Framework — ein Rahmen für den Umgang mit Risiken von AI-Systemen.
- Google: People-first content — hilfreiche Inhalte und nachvollziehbare Expertise bei veröffentlichten Informationen.